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Wiedergabe und die Verfügbarkeit der für die Steuererhebung relevanten
Daten jederzeit gewährleistet bleiben.
Werden betriebliche Daten „außer Haus“ be‐ und verarbeitet, muss
ebenfalls sichergestellt sein, dass in diesem Zusammenhang auch die
geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Ein
Verstoß kann von einer Schätzung von Besteuerungsgrundlagen bis zu
Strafen in besonders schwerwiegenden Fällen reichen.
In Deutschland gelten in der Regel einheitliche Aufbewahrungsfristen im
Handels‐ und Steuerrecht von sechs Jahren (u.a. für Handels‐ und
Geschäftsbriefe, darunter zählt auch elektronische Post) und zehn Jahren
(
z.B. für Buchungsbelege und Jahresabschlüsse). Steuerlich können jedoch
auch längere Zeiträume zu beachten sein, z.B. aufgrund eines noch
laufenden Verfahrens oder einer zu späten Abgabe einer Steuererklärung.
Somit empfiehlt sich aus praktischer Sicht eine einheitliche
Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren.
In Österreich müssen Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazugehörigen
Belege sieben Jahre aufbewahrt werden. Kommt es zu einem Verfahren,
müssen diese so lange aufbewahrt werden, wie es für die Abgabenerhebung
erforderlich ist. In bestimmten Fällen können auch längere
Aufbewahrungsfristen – insbesondere bei Grundstücken – zur Anwendung
kommen.
In der Schweiz beträgt die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht von
Geschäftsbüchern, Buchungsbelegen, Geschäftskorrespondenz zehn Jahre,
beginnend mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die Unterlagen
entstanden sind. Die Betriebs‐ und die Erfolgsrechnung (GuV) sowie die
Bilanz sind schriftlich und unterzeichnet im Original aufzubewahren. Alle
anderen Dokumente können in elektronischer Form oder auf vergleichbare
Weise aufbewahrt werden, dies inklusive E‐Mails mit geschäftsrelevantem
Inhalt. Die Frist für die Aufbewahrung von Mehrwertsteuerbelegen richtet
sich nach der Verjährungsfrist der jeweiligen Steuerforderung. Grundsätzlich
beträgt diese fünf Jahre, bei einem Stillstand (Hemmung) oder einer
Unterbrechung der Verjährung zehn Jahre. Mehrwertsteuerbelege im
Zusammenhang mit Immobilien sind 20 Jahre, bei Nutzungsänderungen 25
Jahre aufzubewahren. Bei den direkten Steuern (u.a. Ertragsteuern) sind
weder für die direkte Bundessteuer noch für die Kantons‐ und
Gemeindesteuern Aufbewahrungsfristen normiert. Somit gelten die
Verjährungsfristen, die fünf Jahre nach Ablauf der Steuerperiode betragen.
Bei Stillstand (Hemmung) oder Unterbrechung der Verjährung durch
