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Einsprüche, Revisionsverfahren etc. kann diese auf bis zu 15 Jahre verlängert
werden.
Neben den handelsrechtlichen und steuerlichen Aufbewahrungspflichten
können darüber hinaus noch weitere gesetzliche Vorgaben aufgrund
anderer Gesetze bestehen, so z.B. nach dem Versicherungsrecht, dem
Arbeits‐ und Sozialrecht sowie dem Umweltschutz.
Bei der Nutzung von Cloud‐Services ist unbedingt sicherzustellen, dass keine
Datenänderung und kein Datenverlust während der Dauer der
Aufbewahrung eintreten können (z.B. durch Einstellen des Dienstes des
Anbieters), und dass die Daten jederzeit verfügbar und innerhalb einer
angemessenen Frist lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden
können. Der Anbieter muss somit absolut vertrauenswürdig und die
entsprechenden vertraglichen Zusicherungen verlässlich sein.
Die Kosten für eine Lesbarmachung der Daten hat übrigens der
Steuerpflichtige selbst zu tragen. Somit sollten auch diesbezüglich die
Konditionen mit dem Anbieter genau geklärt und Verantwortlichkeiten klar
abgegrenzt werden.
Bei der Auslagerung betrieblicher Abläufe („Outsourcing“) hat der
Unternehmer zu bedenken, dass er damit auch weiterhin die Erfüllung
seiner Ordnungsmäßigkeitsanforderungen gewährleisten muss: Er trägt
weiter die Verantwortung! Also sollte er sich die Angemessenheit und die
Wirksamkeit des dienstleistungsbezogenen internen Kontrollsystems durch
den Dienstleister bestätigen und auch durch entsprechende Prüfungen
nachweisen lassen. Damit kann dann grundsätzlich sichergestellt werden,
dass sich das auslagernde Unternehmen auf die angemessenen und
wirksamen Abläufe des Dienstleisters, die im Rahmen einer externen
Prüfung nachgewiesen wurden, berufen kann.
Sofern es sich bei dem Unternehmen um eine prüfungspflichtige
Gesellschaft handelt, wird sich der Abschlussprüfer vermutlich auch
hinsichtlich der Fragestellungen Ordnungsmäßigkeit der Buchführung,
Risikomanagement und internes Kontrollsystem mit eingeführten Cloud‐
Lösungen beschäftigen.
Eine Verarbeitung und Aufbewahrung rechnungslegungsrelevanter Daten
mittels Cloud‐Computing sollte somit gut vorbereitet werden, um böse
Überraschungen zu vermeiden.
