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der Buchführung bzw. dem IT‐System abgebildet werden. Daneben muss
vom Unternehmer eine revisionssichere elektronische Archivierung
dauerhaft sichergestellt werden. Weiterhin muss vorher geklärt werden, ob
diese Daten überhaupt außer Haus verarbeitet werden dürfen. Dies gilt
besonders für die Fälle, wo die originären steuerlichen Buchhaltungsdaten
im Ausland bearbeitet und aufbewahrt werden sollen und die inländischen
Steuergesetze dies stark reglementieren.
Allgemein muss eine Buchführung so beschaffen sein, dass sie den
Grundsätzen einer ordnungsmäßigen Buchführung entspricht und dabei
insbesondere einem sachverständigen Dritten (z.B. Prüfern, Revisoren)
innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und
über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle
müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung nachverfolgen lassen. Eine
Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert
werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen
auf Datenträgern muss auch sichergestellt sein, dass während der Dauer der
Aufbewahrungsfrist die Daten unveränderlich und jederzeit verfügbar sind
und über die gesamte Zeit unverzüglich lesbar gemacht werden können.
Im Rahmen von steuerlichen Prüfungen hat der Fiskus das Recht, auf alle
unternehmensbezogenen elektronischen Daten und Speichermedien
zuzugreifen, die steuerlich relevant sind. So sind die Finanzbeamten in
Deutschland und Österreich befugt, die mit Hilfe eines IT‐Systems erstellte
Buchführung eines Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Die
Prüfer sind nicht nur berechtigt, diese Unterlagen und Aufzeichnungen in
gespeicherter Form einzusehen, sondern der Steuerpflichtige hat auf
Anforderung die Datenträger auch zu überlassen und die zur Auswertung
der Daten notwendigen Strukturinformationen (Formatangaben,
Felddefinitionen, Dateistruktur, Verknüpfungen u.a.) zur maschinellen
Auswertung zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch, wenn die
Unternehmensdaten bei externen Buchhaltungen oder Rechenzentren
erstellt und verarbeitet werden. In der Schweiz haben Steuerrevisoren im
normalen Besteuerungsverfahren keine Befugnis zum direkten Datenzugriff
auf die IT‐Systeme eines Steuerpflichtigen oder beauftragten externen
Dienstleisters. Der Steuerpflichtige hat jedoch auf Verlangen
