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Somit empfiehlt sich aus praktischer Sicht eine einheitliche
Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren.
In Österreich müssen Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazugehörigen
Belege sieben Jahre aufbewahrt werden. Kommt es zu einem Verfahren,
müssen diese so lange aufbewahrt werden, wie es für die Abgabenerhebung
erforderlich ist. In bestimmten Fällen können auch längere
Aufbewahrungsfristen insbesondere bei Grundstücken zur Anwendung
kommen.
In der Schweiz beträgt die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht von
Geschäftsbüchern, Buchungsbelegen, Geschäftskorrespondenz zehn Jahre,
beginnend mit dem Ablauf des Geschäftsjahrs, in dem die Unterlagen
entstanden sind. Die Betriebs-, die Erfolgsrechnung (GuV) und die Bilanz sind
schriftlich und unterzeichnet im Original aufzubewahren. Alle anderen
Dokumente können in elektronischer Form oder auf vergleichbare Weise
aufbewahrt werden. Dies inklusive E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt.
Die Frist für die Aufbewahrung von Mehrwertsteuerbelegen richtet sich
nach der Verjährungsfrist der jeweiligen Steuerforderung. Grundsätzlich
beträgt diese fünf Jahre, bei einem Stillstand (Hemmung) oder einer
Unterbrechung der Verjährung zehn Jahre. Mehrwertsteuerbelege im
Zusammenhang mit Immobilien sind 20 Jahre, bei Nutzungsänderungen 25
Jahre aufzubewahren. Bei den direkten Steuern (u. a. Ertragsteuern) sind
weder für die Direkte Bundessteuer noch für die Kantons- und
Gemeindesteuern Aufbewahrungsfristen normiert. Somit gelten die
Verjährungsfristen, die fünf Jahre nach Ablauf der Steuerperiode betragen.
Bei Stillstand (Hemmung) oder Unterbrechung der Verjährung durch
Einsprüche, Revisionsverfahren etc. kann diese auf bis zu 15 Jahre verlängert
werden.
Neben den handelsrechtlichen und steuerlichen Aufbewahrungspflichten
können darüber hinaus noch weitere gesetzliche Vorgaben aufgrund
anderer Gesetze bestehen, so z. B. dem Versicherungsrecht, dem Arbeits-
und Sozialrecht sowie dem Umweltschutz.
Bei der Nutzung von Cloud-Services ist unbedingt sicherzustellen, dass keine
Datenänderung und kein Datenverlust während der Dauer der
Aufbewahrung eintreten können (z. B. durch Einstellen des Dienstes des
Anbieters) und dass die Daten jederzeit verfügbar und innerhalb einer
angemessenen Frist lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden
können. Der Anbieter muss somit absolut vertrauenswürdig und die
entsprechenden vertraglichen Zusicherungen verlässlich sein.
