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Werden der Finanzbehörde Umstände bekannt, die zu einer
Beeinträchtigung der Besteuerung führen, hat sie die Bewilligung zu
widerrufen und die sofortige Rückverlagerung der elektronischen Bücher
und sonstigen erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen zu verlangen.
Und Vorsicht: Kommt der Steuerpflichtige der Aufforderung zur
Rückverlagerung seiner elektronischen Buchführung oder den anderen
erwähnten Pflichten nicht nach oder hat er seine elektronische Buchführung
ohne Bewilligung der zuständigen Finanzbehörde ins Ausland verlagert, kann
ein Verzögerungsgeld von 2.500 Euro bis 250.000 Euro festgesetzt werden.
In Österreich können Bücher auch im Ausland geführt werden, wenn dies
nicht anders gesetzlich angeordnet ist. Verlangt jedoch die Abgabenbehörde
diese Bücher oder Aufzeichnungen, so sind diese innerhalb einer
angesetzten Frist in das Inland zu bringen. Es muss gewährleistet sein, dass
auch bei Führung der Bücher und Aufzeichnungen im Ausland die
Erforschung der für die Erhebung der Abgaben wesentlichen tatsächlichen
Verhältnisse ohne Erschwernisse möglich ist. Des Weiteren gilt es, die
Bücher in einer lebenden Sprache zu führen. Falls diese nicht in einer für
den Abgabepflichtigen zulässigen Amtssprache geführt werden, müssen
diese auf eigene Kosten übersetzt werden.
In der Schweiz können ansässige Unternehmer ihre Bücher ohne vorherige
Zustimmung der Steuerverwaltung im Ausland führen. Als Grundsatz gilt:
Der Ort der Aufbewahrung ist gesetzlich nicht bestimmt, aber der Zugriff
muss von einem anderen Ort im Inland aus möglich sein. Die Aufbewahrung
von Datenträgern im Ausland ist nur zulässig, wenn der Zugriff, die
Wiedergabe und die Verfügbarkeit der für die Steuererhebung relevanten
Daten jederzeit gewährleistet bleiben.
Werden betriebliche Daten außer Haus be- und verarbeitet, muss
ebenfalls sichergestellt sein, dass in diesem Zusammenhang auch die
geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Ein
Verstoß kann von einer Schätzung von Besteuerungsgrundlagen bis zu
Strafen in besonders schwerwiegenden Fällen reichen.
In Deutschland gelten in der Regel einheitliche Aufbewahrungsfristen im
Handels- und Steuerrecht von sechs Jahren (u. a. für Handels- und
Geschäftsbriefe, darunter zählt auch elektronische Post) und zehn Jahren (z.
B. für Buchungsbelege und Jahresabschlüsse). Steuerlich können jedoch
auch längere Zeiträume zu beachten sein, z. B. aufgrund eines noch
laufenden Verfahrens oder einer zu späten Abgabe einer Steuererklärung.
