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Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert
werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen
auf Datenträgern muss auch sichergestellt sein, dass während der Dauer der
Aufbewahrungsfrist die Daten unveränderlich und jederzeit verfügbar sind
und über die gesamte Zeit unverzüglich lesbar gemacht werden können.
Im Rahmen von steuerlichen Prüfungen hat der Fiskus das Recht, auf alle
unternehmensbezogenen elektronischen Daten und Speichermedien
zuzugreifen, die steuerlich relevant sind. So sind die Finanzbeamten in
Deutschland und Österreich befugt, die mit Hilfe eines IT-Systems erstellte
Buchführung eines Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Die
Prüfer sind nicht nur berechtigt, diese Unterlagen und Aufzeichnungen in
gespeicherter Form einzusehen, sondern der Steuerpflichtige hat auf
Anforderung die Datenträger auch zu überlassen und die zur Auswertung
der Daten notwendigen Strukturinformationen (Formatangaben,
Felddefinition, Dateistruktur, Verknüpfungen u. a.) zur maschinellen
Auswertung zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch, wenn die
Unternehmensdaten bei externen Buchhaltungen oder Rechenzentren
erstellt und verarbeitet werden. In der Schweiz haben Steuerrevisoren im
normalen Besteuerungsverfahren keine Befugnis zum direkten Datenzugriff
auf die IT-Systeme eines Steuerpflichtigen oder beauftragten externen
Dienstleisters. Der Steuerpflichtige hat jedoch auf Verlangen
Geschäftsunterlagen in Papierform oder auf elektronischen Datenträgern
vorzulegen.
Für Deutschland gilt die Besonderheit, dass Bücher und sonstige
erforderliche Aufzeichnungen nur auf Antrag im Ausland geführt und
verarbeitet werden können. Die Voraussetzungen hierfür sind, dass
1.
der deutsche Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den
Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines
Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt,
2.
der Steuerpflichtige bestimmten Pflichten nach der Abgabenordnung
ordnungsgemäß nachgekommen ist,
3.
der Datenzugriff für das Finanzamt in vollem Umfang möglich ist und
4.
die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.
Änderungen sind dem Finanzamt unverzüglich mitzuteilen.
